Metodické pokyny o vedení hospodársko-finančnej agendy ako súčasť Smernice o hospodárení a odmeňovaní v Jednote dôchodcov na Slovensku

M e t o d i c k é  p o k y n y

o vedení hospodársko-finančnej agendy

ako súčasť Smernice o hospodárení a odmeňovaní

v Jednote dôchodcov na Slovensku

novelizované

O B S A H

I. Úvod

II. Hospodársko finančná agenda

  1. Ročný rozpočet  organizácií JDS
  2. Výber, evidencia a odvod podielu členských príspevkov
  3. Pokladňa a pokladničné operácie

III. Styk s peňažným ústavom

IV. Ročný rozbor hospodárenia

V. Kontrola a revízia hospodárenia

VI. Archivácia

VII. Inventarizácia

VIII. Záver

I. Úvod

Metodické pokyny sú vypracované v súlade so Stanovami JDS a Smernicou o hospodárení a odmeňovaní v JDS. Ich cieľom je ujednotiť vedenie hospodársko-finančnej agendy na jednotlivých organizačných stupňoch JDS.

Týmito metodickými pokynmi sa riadia ústredie a nižšie organizačné stupne JDS (ďalej len organizácie JDS).

Organizácie JDS v hospodársko-finančných vzťahoch vystupujú ako samostatné právne osoby s právnou subjektivitou ( Stanovy JDS čl. 10 odst. 5 a čl. 13 odst. 5 ) a podľa § 9 ods. d) zákona NR SR č. 431/2002 Z.z o učtovníctve  majú za povinnosť zabezpečiť vedenie finančnej agendy  v sústave jednoduchého účtovníctva.

II. Hospodársko-finančná agenda

1. Ročný rozpočet organizácie JDS

Príklad vypracovania ročného rozpočtu organizácie JDS je uvedený v prílohe č. 1 týchto pokynov . Menšie ZO JDS ( do 250 členov ) vypracúvajú zjednodušený rozpočet príjmov a výdavkov podľa svojich zvyklostí a finančných možností.

2. Výber, evidencia a odvod podielu členských príspevkov

  1. Poverený člen základnej organizácie JDS (výberca) po vyinkasovaní odsúhlaseného členského príspevku toto potvrdí platiacemu členovi na zadnú stranu členského preukazu.
  2. Vyplní zberný hárok – menný zoznam platenia členských príspevkov za rok – príloha č. 2. a odovzdá ho hospodárovi alebo poverenému členovi výboru spolu s príslušnou vybranou finančnou čiastkou.

Noví členovia okrem stanoveného členského príspevku zaplatia za novú členskú legitimáciu toho času 0.20 € (táto čiastka sa celá odovzdáva na vyšší organizačný stupeň JDS).

Tlač preukazov zabezpečuje Ústredie – JDS.

V prílohe č. 3 je uverejnený vzor prihlášky za člena JDS.

Každá organizácia je povinná viesť matriku členov, to znamená, údaje z prihlášky zavedené v zošite podľa začiatočného písmena priezviska, (meno, priezvisko, bydlisko, dátum narodenia),  odporúčame v matrike viesť aj platby členského za jednotlivé roky.      ( dokumentuje to aktívnych členov ).

  1. Na základe menných zoznamov – zberných hárkov, hospodár organizácie JDS vyplní príjmový pokladničný doklad na celú vybranú čiastku, zaeviduje ju do peňažného denníka ako príjem v hotovosti.
  1. Časť inkasa vo výške 1.00 € a celú čiastku za nové legitimácie odvedie následne na vyššiu organizačnú zložku JDS, a to tak, že vystaví výdavkový pokladničný doklad, zaeviduje ho v peňažnom denníku ako výdavok.
  2. Odvody podielov členských príspevkov z vyšších organizačných stupňov JDS sa vykonávajú obyčajne bezhotovostným stykom (prevodným príkazom) cez príslušný peňažný ústav. Môžu sa realizovať aj poštovou poukážkou.

Okresné organizácie JDS ( OO JDS ) k 31. 12. bežného roka zasielajú na Krajské organizácie JDS ( KO JDS ) podľa jednotlivých ZO JDS štatistické hlásenie o sume odvedených členských príspevkov. Krajské organizácie predkladajú na Ústredie štatistické hlásenie za OO JDS.

Suma odvedených členských príspevkov  musí súhlasiť s evidenciou v peňažnom denníku.

Vzor štatistického hlásenia je uvedený v prílohe č. 4.

  1. Spolu so štatistickým hlásením zašlú OO JDS a KO JDS  aj informáciu   o hospodárení organizácie za uplynulý rok  k 31.12.  príloha 5.

3. Pokladňa a pokladničné operácie

Účtovník alebo pokladník, kde nie je určený účtovník alebo pokladník, tak túto funkciu vykonáva v ZO hospodár, ktorý musí zabezpečovať dodržiavanie týchto základných povinností:

  1. vedie evidenciu v peňažnom denníku, ktorý musí obsahovať všetky údaje o peňažných prostriedkoch v hotovosti a v peňažnom ústave.
  2. prijíma finančné prostriedky podľa zdrojov príjmov v hotovosti, ktorých výšku eviduje a zapisuje z príjmového pokladničného dokladu do peňažného denníka.
  3. príjmový pokladničný doklad musí byť vyplnený podľa predtlače s uvedením zdrojov príjmov, musí byť označený poradovým číslom, pod ktorým je evidovaný v peňažnom denníku.
  4. z hotovosti  pokladne vydáva účtovník – pokladník, kde nie je ustanovená táto funkcia, tak podpredseda pre ekonomiku, v ZO hospodár,  finančné prostriedky na základe vystaveného a schváleného výdavkového pokladničného dokladu (odmeny, drobné výdavky a pod.).

K výdavkovému pokladničnému dokladu musí byť doložený hodnoverný prvotný doklad z registračnej pokladne dodávateľa, ktorý obsahuje účel a výšku zúčtovaného výdaja z pokladne (napr. pri odmenách výplatná listina, ak je odmena zdaňovaná)  Pri nezdaňovaní odmeny ( Smernica – ustanovenie III. odst.4 a odst.5 ) výplatná listina nie je nutná, potrebné je však číslo a dátum uznesenia orgánu schvaľujúceho výplatu odmeny.

Číslom označený výdavkový pokladničný doklad sa eviduje v peňažnom denníku. Rozdiel medzi príjmom a výdajom predstavuje zostatok v hotovosti v pokladni.

  1. Na základe schválených podkladov realizuje platby prevodným príkazom. Výpisy z bežných účtov priebežne eviduje v peňažnom denníku.
  1. Všetky finančné prostriedky okrem povoleného pokladničného limitu (Smernica – ustanovenie II. odst. 2 ) pravidelne odvádza na príslušný účet.

Hospodársko-finančná agenda sa vedie na predpísaných tlačivách. Podpredseda pre ekonomiku ( hospodár ) resp. predseda organizácie JDS  posudzuje a potvrdzuje správnosť príjmových a výdavkových účtovných dokladov, objednávok, faktúr, cestovných účtov a ostatných účtovných dokladov z hľadiska ich finančného zabezpečenia v rozpočte, ako aj z hľadiska dodržiavania platných predpisov.

S účtovníkom – pokladníkom, kde nie je ustanovená takáto funkcia tak s podpredsedom pre ekonomickú oblasť, v ZO JDS s hospodárom, ktorí sú zodpovední za hospodárenie s finančnými prostriedkami je nutné uzatvoriť dohodu o hmotnej zodpovednosti – príloha č. 7.

III. Styk s peňažným ústavom

1. Ak má organizácia JDS otvorený účet v peňažnom ústave, tak voľné finančné prostriedky ukladá na tento účet. Stav bežného účtu sa musí zaevidovať do peňažného denníka.

V prípade, že organizácia JDS nemá otvorený  bežný účet v peňažnom ústave a potrebuje ho otvoriť, pri jeho otváraní sa pokračuje takto:

  1. požiadať o otvorenie bežného účtu v ktoromkoľvek najbližšom peňažnom ústave, vzhľadom na dostupnosť odporúčame Poštovú

banku a.s.

  1. predložiť Stanovy JDS (úradne overené), (v Poštovej banke a.s. stačí potvrdenie o právnej subjektivite  príloha č.14 pre ZO a č. 15 pre OO JDS )
  1. predložiť zápisnicu z ustanovujúcej členskej schôdze, kde sú uvedení funkcionári organizácie JDS, po overení na matrike (zakladajúca listina príloha č. 12.)

V Poštovej banke a.s. bod b) a c) nahradzuje potvrdenie o právnej subjektivite organizácie ( prílohy č.14 a č. 15 )

  1. predložiť tlačivo s podpisovými vzormi,
  1. predložiť IČO organizácie JDS (ak ho obdržali).

Odporúčame organizáciám, ktoré nemajú otvorené bežné účty, aby si ich otvorili. Je to najlepší a najbezpečnejší spôsob úschovy peňažných prostriedkov. Zabezpečuje sa tým aj bezproblémový styk s Ústredím JDS, prípadne s ostatnými partnermi, s ktorými príde organizácia do styku po stránke finančnej.

Základné organizácie s počtom do 250 členov, nemusia finančné   prostriedky ukladať v peňažnom ústave. Musia ich však uložiť   v bezpečnostnej skrinke na bezpečnom mieste.

Používanie vkladných knižiek nie je vhodné vzhľadom na zrušenie   vkladných knižiek na doručiteľa. Použitie vkladnej knižky je možné len

vtedy, ak vyberať a vkladať vklady môžu minimálne dvaja členovia výboru samostatne, / túto podmienku sú ochotné pobočky finančných ústavov splniť len výnimočne a individuálne /.

2. Finančné prostriedky na bežný účet sa poukazujú na tlačivách pre vklad, ktorý obdržíte v príslušnom peňažnom ústave. Je možné dojednať aj elektronický styk s bankou.

Vklad najčastejšie predstavuje podiel z príjmov z členských príspevkov, prípadne dary od sponzorov a pod.

O príjme na účet peňažný ústav informuje výpisom z bežného účtu, na ktorom sú uvedené patričné údaje o stave prostriedkov na účte. Poplatok za  výpis z účtu je nutné zaevidovať v peňažnom denníku ako výdavok.

3. Pre výber finančných prostriedkov v hotovosti je nutné riadiť sa pokynmi peňažného ústavu. Výber z účtu sa zavedie pokladničným dokladom o príjme ako položka do peňažného denníka. V podvojnom účtovníctve do peňažného denníka v stĺpci priebežné položky.

4. Úhrada faktúr za nájom, telefón a pod. sa realizuje (uhrádza) z účtu formou prevodného príkazu, ktorý obdržíte v príslušnom peňažnom ústave (banke), alebo elektronickým stykom s bankou.

5.Pri prijímaní finančných darov alebo grantov, musí mať organizácia pridelené IČO ( Identifikátor ) Štatistickým úradom SR. Pre jeho pridelenie vypíše organizácia žiadosť ( príloha č. 13 ) a predloží ho na KO JDS, ktorá ho po kontrole a potvrdení zašle na Ústredie JDS, ktoré ho „korektnou“ žiadosťou zašle na Štatistický úrad SR. Tento úrad pridelí organizácii IČO písomnou formou. Štatistický úrad rešpektuje iba žiadosť Ú JDS.

Po obdržaní IČO, všetky nasledujúce zmeny ( meno štatutárneho zástupcu, sídlo organizácie a pod.) je potrebné požiadať Ústredie JDS  (cestou          KO JDS), ktoré jediné je kompetentné požiadať  Štatistický úrad SR, o zmenu v prideľovacej listine. ( Postup ako pri žiadosti o pridelenie IČO ).

6.  Potvrdenie o právnej subjektivite vydáva Ú JDS. ZO vypíšu potvrdenie podľa prílohy č. 14. a zašlú na KO JDS ( prostredníctvom OO JDS ), ktorá ho po kontrole predloží  Ú JDS.

OO JDS pre vlastnú potrebu vypíšu potvrdenie podľa prílohy č. 15.a zašlú na KO JDS, ktoré ho predloží na Ú JDS.

Ú JDS  potvrdené dokumenty zašle naspäť KO JDS.

IV. Ročný rozbor hospodárenia

Ročný rozbor hospodárenia vypracúvajú všetky organizácie JDS k 31. 12. bežného roka minimálne v rozsahu (príloha č. 8. Tab. č. 1 a 2).

ZO JDS vyplnené tabuľky č. 1. a 2. prílohy č. 8.  ( príjem a čerpanie výdavkov ) schvália, po kontrole revíznou komisiou alebo revizorom, na výročnej členskej schôdzi. Písomná správa revíznej komisie (revizora)  je súčasť rozboru.

OO JDS vypracuje rozbor v rozsahu tabuliek  č. 1. a 2. prílohy   č. 8.

Prílohu  č. 9. vypracujú iba vtedy, ak dostali finančné prostriedky z grantov alebo vyššieho orgánu JDS. Rozbor  včítane komentára, schváli po kontrole revíznou komisiou, rada okresnej organizácie. Písomná správa revíznej komisie je súčasť rozboru. Takto postupuje aj KO JDS

Zápisnicu z rokovania o rozbore hospodárskej činnosti príslušnej organizácie je nutné zaslať na vyšší organizačný stupeň JDS do 7 dní po jej konaní ( pozri príloha č. 10).

Okresná organizácia spolu so štatistickým hlásením ( príloha č.4 ) zašle na KO  príjem a výdaj OO v rozsahu prílohy č. 5.

Krajská organizácia  vykoná tento úkon za KO a zašle na Ú – JDS. ( príloha č. 4. a 5.) do 15.2  nasledujúceho roka

V. Kontrola a revízia hospodárenia

Revízne komisie na príslušných organizačných stupňoch vykonávajú revízie podľa štatútu Revíznej komisie Jednoty dôchodcov na Slovensku. Výsledky kontrol a stanovisko k hospodáreniu organizácie za príslušný rok vypracujú v písomnej forme.

VI. Archivácia

Organizácie JDS na všetkých stupňoch sú povinné dokumentáciu o činnosti a hospodárení systematicky archivovať, najmä tieto dokumenty :

– Účtovné doklady podľa zákona o účtovníctve 5 rokov

– Zápisnice z výročných a hodnotiacich schôdzí

s prílohami.min.5 rokov

– Písomnosti, ktoré môžu mať historickú hodnotu trvalo

Ostatné dokumenty po uplynutí ich platnosti je možné skartovať.

VII. Inventarizácia

1. Inventarizácia majetku a záväzkov (pokiaľ organizácia vlastní majetok) sa vykonáva ročne k 31. 12. bežného roka podľa zákona NR SR č. 431/2002 Z.z.

o učtovníctve.

Predseda organizácie vydá Príkaz na inventarizáciu, v ktorom určí pravidlá inventarizácie, inventarizačnú komisiu a termín ukončenia inventarizácie.

Inventúrny súpis majetku je uvedený v prílohe č. 11, ktorý zároveň slúži ako inventúrny zoznam, ktorý má byť verejne k nahliadnutiu.

VIII. Záver

Prvé Metodické pokyny boli vypracované v súlade so závermi rokovania Predsedníctva Ú JDS konaného dňa 15. júna 2000.

Novelizované boli na základe uznesení následných Predsedníctiev Ú JDS a Revíznej komisie Ú JDS. Zohladnené boli zmeny zákonov súvisiacich s touto problematikou a návrhy a pripomienky organizácií JDS.

Veríme, že novelizované Metodické pokyny schválené Predsedníctvom JDS 11.11.2015, budú dobrým pomocníkom pre funkcionárov zodpovedných za hospodárenie organizácií JDS.

Bratislava dňa12.11.2015

                                                   Ing. Igor Fabián

prvý podpredseda JDS

Prílohy č. 1. – 15.

Pr. č. 1 def Pr. č. 2 def Pr. č. 3 def Pr. č. 4 def Pr. č. 5 def Pr. č. 7 def Pr. č. 8 def Pr. č. 9 def Pr. č. 10 def Pr. č. 11 def Pr. č. 12 def Pr. č. 13 def Pr. č. 14 def Pr. č. 15 def